【チェック】～その１４～

「緊急時、顧客や取引先との連絡方法をあらかじめ決めているか？」

地震や火災が発生した時、まずは身の安全を図る、そして安全な場所に避難するなど緊急事態にはとっさに行動しなければならない場面がある。

その後、事態が鎮静化したならば従業員の安否や職場の様子を確認することになる。被災しないことに越したことはないが、被災状況の程度にかかわらず、この時点で事業が継続できるのかの検証を行わなければならない。

そして、被災状況を自社だけがわかっているだけでは不十分だ。たとえば、顧客宛に納めている商品があれば、その供給態勢に問題はないのか、逆に仕入先から調達している商品があれば、その仕入れ品を受け入れる態勢は整っているのかなどを判断し、一刻も早く取引先に伝えなければならない。

そのような意味で販売先や仕入先など日頃つき合いのある取引先には、自社の状況を知ってもらうために連絡を入れることになる。これは、何もすべての取引先に連絡するわけではない。自社にとって特に重要な取引先をあらかじめピックアップしておいて、早急に連絡できるように備えておくということだ。

その際に役立つのが、「緊急連絡先リスト」である。自社にとって重要な取引先、中でも日頃から懇意にしている担当者名も特定しておくことが欠かせない。さらに固定電話番号だけでなく、携帯電話の番号、メールアドレスもわかれば記載しておくことが望ましい。

これらの目的は自社のお客様に迷惑をかけないことと、取引先との信頼性維持のためにも自社の被災状況を一刻も早く伝えることにある。地震などの広域災害ではもちろんのことだが、火災・爆発事故など単独で起こした場合、取引先は自社の被災状況を知らないことがあるので、なおさら早急に知らせる必要がある。

このように「緊急連絡先リスト」をもとに早めの行動を取ることにより、仮に自社が被災した場合でも、取引先に自社の窮状を知らせておけば支援を仰げるなど次の一手が打てる場合もあるのだ。