【チェック】～その１０～

「事業が継続できなった場合でも、データがすぐ使えるようにバックアップを取っているか？」

「データ」のバックアップ。これはＢＣＰとは直接関係なく多くの事業所で日常的に行われているものと思われる。ここでいうデータとは、大きく「電子データ」および「紙データ」に分けられる。

まず、「電子データ」とはパソコンで使う「目に見えない」情報のこと。この情報は各自のパソコン内部に入っていたり、事業所内のサーバーにあったり、クラウドサービスを使って外部に格納されていたりと様々な形態が考えられる。

そして、「紙データ」とは文字どおり紙として「目に見える」状態で残っている情報のことである。具体的には、契約書や伝票、図面など。これらは、棚やキャビネットに保管されているものだ。

　まず、「電子データ」の保管はどうだろうか？もし、何らかの原因でデータが使えなくなったらどうだろう？時々、『データが消えてしまった』、『所在がわからなくなった』、という声を聞くことがある。最悪の場合、業務に支障が出ることもありうる。また、「紙データ」の場合も『誤って処分してしまった』、『なくしてしまった』など、いざという時に使えなくて困ってしまったという声も聞く。

　まずはこのようなことが発生しないように気をつけることが大切であるが、仮にデータが使えない状態に陥ったとしても、業務に支障を来さないことが必要だ。そのためには、特に事業に影響を与えそうなデータのバックアップを取っておくことを会社のルールとして取り決めておくのが事業継続の観点から欠かすことができない。

具体的には、「電子データ」は定期的に外付けハードディスクにコピーする、また、「紙データ」はスキャナーでＰＤＦデータとして電子化するなど、いざという時に使える状態にしておくことだ。さらに、気をつけなければならないのは、オリジナルデータとコピーデータを同一箇所に置いておかず、コピーデータは離れた安全な場所に保管しておくことが肝要である。